Co řeší fotograf se snoubenci na předsvatebních schůzkách

Co je to předsvatební schůzka a k čemu je dobrá? Kde a kdy se jako svatební fotograf setkávám se snoubenci? Co všechno spolu řešíme?

Co je to předsvatební schůzka

Předsvatební schůzka je setkání svatebního fotografa se snoubenci. Pokud nechtějí nebo nemohou přijít oba snoubenci, měla by je zastupovat ta osoba, které na fotografování záleží víc. Obvykle je to žena, budoucí nevěsta. Níže v článku označuji snoubence zjednodušeně jako klienty, ale v okamžiku předsvatební schůzky to u mě ještě klienti v pravém slova smyslu nejsou, protože předsvatební schůzku pořádám nezávazně a snoubencům pak nechávám čas na rozhodnutí, zda si mě pro svůj svatební den vyberou. (Někdy mají domluvené schůzky s více svatebními fotografy a mezi nimi si pak vybírají.)

Proč a jak by měl fotograf nastavit reálná očekávání klientů

Za velice důležité považuji to, abyste nastavili reálná očekávání klientů. A to ještě předtím, než se vůbec stanou vašimi klienty. Vaši potenciální zákazníci by na konci schůzky měli mít jasnou představu o tom, co od vás mohou očekávat. Klienti svatebních fotografů jsou typicky laici, kteří toho o fotografování a o svatbách mnoho nevědí. Neznají důkladně ani fotografa a jeho styl práce. Jako fotograf jim sice můžete namluvit, že dostanou ty nejúžasnější fotografie pod sluncem a možná je tak přesvědčíte k tomu, aby s vámi uzavřeli dohodu k zakázce, ale pokud jim pak dodáte fotografie v mnohem horší kvalitě, než jste jim slibovali, vytvoříte si nespokojené zákazníky, kteří vám napíšou veřejnou negativní recenzi. Ale nemyslete jen na sebe – zároveň svým klientům pokazíte něco, co bývá pro lidi v jejich životě hodně důležité a co se pro ně už nikdy neopakuje.

Jak nastavit reálná očekávání zákazníků

• Ukázky fotografií. Neukazujte pouze svoje portfolio nejlepších fotografií. Dejte možnost klientům prohlédnout reálné výsledky z poslední doby, fotky z celých svatebních dnů bez cenzury.
• Ceník. Seznamte klienty s kompletním a přehledným ceníkem svatebních služeb. Pokud vaše služby obsahují skryté poplatky nebo pokud je ceník pro vaše klienty nesrozumitelný a matoucí, mohou být později nepříjemně překvapení a pak za sebou zanecháte spíš nepřátele než spokojené klienty. Stejně tak oznamte klientům všechny storno poplatky nebo je mějte uvedené alespoň ve smlouvě.
• Retuše. Seznamte klienty pravdivě s tím, do jaké míry upravujete fotografie. Ze zkušenosti vím, že představy lidí o retuších jsou hodně odlišné, tak nastavte správně jejich očekávání. Předejte tak nepříjemným nedorozuměním v budoucnu.
• Produkt. Dejte svým potenciálním zákazníkům jasnou představu o podobě vašeho výstupu, jestli dostanou tištěné materiály, v jaké velikosti, kolik fotografií, atp.
• Rizika. Seznamte klienty s možnými riziky fotografování. Aby věděli, jak se budete chovat, pokud bude ve svatební den pršet. Aby věděli, že výstupní fotografie z tmavých prostor (kostelů atp.) obsahují pravděpodobně vyšší míru digitálního šumu. Aby věděli, že kvalita světla v mnohém ovlivní jejich výsledné fotografie, takže např. z poledního focení nemohou dostat stejné fotografie jako vidí na vašich ukázkách z večerního fotografování. Aby věděli, co se může pokazit, pokud nezakážou svým svatebním hostům fotografovat, co se tím může všechno pokazit. Aby věděli, že pokud vám nedomluví oběd u společné svatební tabule, tak že se může váš návrat opozdit kvůli hledání restaurace v okolí, čekání na přípravu vašeho jídla, čekání na zaplacení, atd.
• Proces. Dejte zákazníkům vědět všechny důležité informace o tom, jak probíhá vaše focení při svatebním dnu, kdo provádí výběr výsledných fotografií, jakým způsobem svatební fotky doručíte, atd.
• Čas. Seznamte klienty s vašimi časovými lhůtami. Dokdy očekáváte přijetí platby za objednávku, jak dlouho od svatby vám bude trvat odevzdat hotovou zakázku, atd.
• Nepřítomnost. Seznamte zákazníky s tím, co se stane v případě, že nebudete moci přijít na jejich svatbu. Jestli můžete termín sami za sebe nějak zrušit, co se stane, pokud si zlomíte ruku, dostanete se do nemocnice, atp.
• Publikace. Vaši klienti by měli už dopředu vědět, že chcete jejich fotografie zveřejnit. Občas narazíte na takové lidi, kteří si úzkostlivě nepřejí zveřejnění fotografií, tak to s nimi prodiskutujte, ať opět předejdete nepříjemnostem.

Jak probíhají moje předsvatební schůzky

Místo pro setkání se snoubenci

Výběr místa nechávám většinou na klientech. Má to několik hlavních výhod:

• Lidé jsou různí a vy dopředu nevíte, s kým se setkáte. Když místo pro setkání vyberou sami klienti, může vám to leckdy významně napovědět. Podle toho můžete i přizpůsobit styl svého oblečení, abyste nešlápli úplně vedle. Dám příklad: pokud víte, že vás klient pozval do kanceláře manažera bankovní instituce nebo do luxusní restaurace, nejspíš nebudete chtít přijít v tričku. Naopak do lokální putyky na růžku si nejspíš nebudete brát sako – pokud chcete na lidi působit jako na „sobě rovné“.
• V místě, které snoubenci dobře znají, se budou cítit sami lépe a přispěje to k jejich celkově lepšímu dojmu ze schůzky – snáze se pak stanou vašimi klienty.
• Snoubenci si mohou vybrat místo, které je pro ně lehce a rychle dosažitelné, nemusí ho hledat, je to k jejich spokojenosti. Příliš vzdálené místo může snoubence třeba i odradit a osloví raději někoho jiného – lidé často chodí cestou nejmenšího odporu – stejně jako elektřina :-)

Vzdálená komunikace přes videohovory

Pokud snoubenci nejsou z Prahy jako já, bydlí jinde v republice nebo v zahraničí, můžeme spolu pohodlně mluvit přes Skype videohovor nebo WhatsApp, Hangouts, atp. Za důležité považuji to, aby mě snoubenci nejen slyšeli, ale i viděli – a mohli si tak o mě udělat jasnější představu. Dávám ale přednost osobnímu kontaktu, protože ten je nenahraditelný. Při vzdáleném hovoru nemohu lidem potřást rukou a nemohu jim předvést svoje fotoknihy.

Aktualizace r. 2023: Kvůli časovému vytížení (přetížení) už sjednávám s klienty schůzku pouze přes videohovory, osobně se setkávám před svatbou jen s některými klienty, a to ve spojení s předsvatebním fotografováním. Třebaže je osobní schůzka nenahraditelná, při počtu 70 svateb/rok je nemožné se sejít s každým. V době covidu si naštěstí lidé zvykli komunikovat i přes videohovory, a tak lidem tato forma komunikace nezpůsobuje problémy. Mnoho klientů dokonce preferuje videohovory, a to díky jejich jednoduchosti a úspoře času.

Kdy je nejlepší čas na předsvatební schůzku

Předsvatební schůzky domlouvám hned, jakmile mě snoubenci poprvé zkontaktují. Může to být třeba rok před svatbou, kdy ještě nemají jasnou představu, jak bude jejich svatba probíhat. To mi ale nevadí, protože sám od nich mnoho věcných informací nepotřebuji, zatím mi stačí poznat jejich přání a preference a říct jim, co mohou ode mě reálně očekávat. Přesnější informace o svatbě mi pak mohou pohodlně poslat e-mailem pár týdnů nebo dnů před svatbou, příp. se ještě předtím něco dozvím na předsvatebním focení nebo telefonicky. Větší předstih před svatbou mi vyhovuje, protože můžu upozornit snoubence na všechna rizika týkající se fotografování, dokud nemají napevno určený harmonogram a dokud dokážou mnohé věci změnit ku prospěchu focení.

Kvůli klasické pracovní době většiny lidí bývá čas schůzek ve večerních hodinách. Pokud chcete, aby snoubenci přišli v dobré náladě, čerství a odpočatí, můžete zvolit pátek, resp. víkend. Ale neupřednostňujte práci (jakkoliv je pro vás zábavná) před vaší vlastní rodinou ;-)

Jak dlouho trvá předsvatební schůzka

Typická předsvatební schůzka mi trvá obvykle 90 – 120 minut (plus třeba i dvě hodiny na moji cestu tam a zpátky po Praze). Může se to zdát jako dlouhá doba, obzvlášť pokud mluvím o nezávazné schůzce. Když si ale vezmu, že např. pro uplynulou sezónu 2019 jsem získal sto procent všech klientů, se kterými jsem se setkal, ten čas nepovažuji za ztracený.

Dříve jsem uvažoval i nad tím, že bych informace, které opakuji znovu a znovu na předsvatebních schůzkách, nafilmoval a umístil na YouTube, abych snoubencům posílal jen odkaz a ušetřil tak hodiny svého času. Nepovažuji to ale za nejšťastnější řešení, protože nic nepředčí osobní kontakt. Osobní kontakt ukazuje vaši úctu k zákazníkům, můžete předvést naživo svoje tištěné materiály a v neposlední řadě si můžete pozorně poslechnout přání vašich klientů a ihned na ně reagovat.

Na co se ptám snoubenců na předsvatebních schůzkách

Milí kolegové, fotografové, fotografky a fotografčata, dávám vám k dispozici ke stažení můj vlastní Formulář pro předsvatební schůzku svatebního fotografa se snoubenci. Ponechal jsem ho záměrně v editovatelné podobě (.odt), abyste si ho mohli případně stáhnout, přizpůsobit podle svého a vytisknout pro svoje vlastní schůzky s klienty.

Nejspíš si všimnete, že můj logotyp v záhlaví formuláře je vzhůru nohama – je to tak proto, že formulář mám vždy položený na stole před sebou a logotyp je tak čitelný právě ze strany klientů. Další věc je, že celý text je v angličtině. Někdy sice mluvím s českými klienty, jindy ale klienti česky nehovoří. Podobu formuláře občas upravuji a došel jsem k názoru, že by bylo zbytečně náročné udržovat aktuální formuláře ve více jazycích. Mám proto jen anglickou verzi, na česká slovíčka se mi totiž při schůzkách vzpomíná daleko snáze než na ta anglická :-))

Obsah hovoru fotografa se snoubenci na předsvatebních schůzkách

Obsah mého hovoru se snoubenci sleduje posloupnost uvedenou ve formuláři. Jednotlivé body jsou rozdělené na dvě kategorie:

• Bod, kde se chci od snoubenců dozvědět nějakou informaci, je to moje otázka na snoubence. Ve formuláři je tento bod uvedený na bílém řádku a vyžaduje vyplnit nějakou informaci získanou od snoubenců.
• Bod, kde se snoubenců na nic neptám, místo toho jim naopak já předávám informace o fotografování. Ve formuláři je takový bod uvedený na šedém řádku a žádnou informaci do něj nevyplňuji, pouze si takový řádek po předání informace odškrtnu. V seznamu následující podkapitoly uvádím tyto body kurzívou.

Podrobnější rozpis obsahu předsvatební schůzky

• Jaký je den a datum svatby?
• Jména snoubenců
• Kdy a kde probíhá předsvatební schůzka?
  • K formuláři se vracím někdy až rok po schůzce a tyto detaily mi dokážou připomenout, kde a o čem jsme se bavili.
• Jak se o mně snoubenci dozvěděli?
  • Abych věděl, jestli mě našli na doporučení, jestli mě už znají z nějaké svatby z minulosti, nebo jestli o mně neví víc, než co si někde přečetli.
• Kolik budete mít svatebních hostů na obřadu, na hostině, v jiných částech dne?
  • Abych věděl, jak bude svatba velká a ve které části svatebního dne přijde možnost vyfotit skupinky svatebních hostů.
• Bude se odehrávat na svatbě něco netradičního?
• Jakému jazyku budou rozumět svatební hosté?
• Je nějaká část focení z celého svatební dne, která je pro snoubence výjimečně hodně důležitá?
• Předám informace o tom, co ode mě klienti dostanou.
• Seznámím snoubence s mým způsobem práce.
• Na kterém místě se začnou fotit svatební přípravy?
• Jak budou probíhat přesuny během svatebního dne?
• Bude zajištěná profesionální vizážistka?
• Jaká je náplň práce mojí asistentky.
• V kolik hodin a kde začíná svatební obřad? Bude civilní nebo církevní? Bude venkovní nebo v zastřešených prostorách? Pokud má být venku, jaká je mokrá varianta (řešení pro případ deště)?
• Seznámím klienty s riziky, když svatební hosté fotografují během svatebního obřadu.
• Promluvíme si o tom, jestli budou mít na svatbě kameramana.
• Seznámím klienty s průběhem fotografování skupinek svatebních hostů a zdůrazním důležitost připraveného seznamu skupinek.
• Zjistím si jejich osobní informace, jestli snoubenci mají děti a jestli budou přítomní rodiče z obou stran, případně jestli jsou rozvedení.
• Které místo bude určené pro svatební hostinu?
• Jak dlouhý čas bude vyhrazený pro párové fotografování nevěsty & ženicha?
• Seznámím snoubence s tím, jaký je rozdíl reportážního a stylizovaného fotografování, jaký je rozdíl life-style a fashion svatebního fotografování.
• Co bude zhruba v událostech programu po svatební hostině?
• V kolik hodin fotografování skončí?
• Seznámím snoubence s tím, kdo vytvoří po svatbě finální výběr fotografií a kolik fotografií ode mě dostanou.
• Povyprávím o tom, jak upravuji fotografie, co na nich (ne)retušuji.
• Prolítneme spolu seznam nejčastějších chyb klientů pro svatební fotografování.
• Řekneme si, jaké jsou možnosti předsvatebního fotografování.
• Povyprávím o svatebních fotoknihách a předvedu ukázky.
• Prodiskutujeme ceny a rezervace
  • u mě znají snoubenci ceny už dopředu z webu, ale pro jistotu to při osobní schůzce řeknu nahlas znovu, aby nedošlo k nějakým pozdějším nedorozuměním
• Pak přijde prostor na otázky a případnou rekapitulaci.
• Klienti mají možnost zhlédnout na tabletu ukázky výsledných fotografií z mých posledních svateb (reálné celé výstupy bez cenzur, nikoli jen výběry).
• Na řadu přichází písemná dohoda.
• Předám na sebe kontakty, sociální sítě, informace o aktuálních soutěžích, atp.
• Další doporučení a tipy pro klienty.
• Přátelský pokec…

Tipy svatebním fotografům pro předsvatební schůzky

• Nemluvte jen vy, také pozorně naslouchejte.
• Nechte snoubence říct pár slov o jejich svatbě hned na začátku schůzky. Leckdy v tom stručném shrnutí objevíte jejich nejdůležitější přání a obavy, které mají na srdci. Pokud se vám povede v průběhu schůzky vymýtit všechny jejich obavy (bez toho, aniž byste jim lhali), tak máte nejspíš vyhráno a získali jste zakázku.
• V průběhu schůzky se ujišťujte, že vám snoubenci rozumí. Nezabíhejte do zbytečných detailů. Nemluvte o technických záležitostech, kterým nerozumí a nejspíš je ani nezajímají.
• Zaznamenávejte si všechny i méně důležité informace. Zatímco při schůzce a týden po ní si můžete ještě všechno pamatovat, za rok už se vám informace pomíchají s ostatními svatbami a z hlavy už nebudete vědět nic.
• Obracejte se k nevěstě i ženichovi, jste tu pro oba. Pokud mluví pouze jeden z nich, zkuste se občas zeptat na názor i toho druhého, abyste se ujistili, že jste všichni tři na stejné vlně. V ideálním případě by měl fotograf sedět ve stejné vzdálenosti od obou snoubenců, aby ani jednoho z nich neupřednostňoval. Pokud to stoly neumožňují, sedám si obvykle naproti budoucí nevěstě – protože co si budeme povídat, svatební focení je obvykle především o nevěstách.

A jak probíhají vaše předsvatební schůzky?

Zvete snoubence na předsvatební schůzky? Jak probíhají u vás? Taky si píšete poznámky nebo jen mluvíte spatra? Máte nějakou zajímavou příhodu z předsvatebních schůzek? Zanechte nám dole komentář ;-)

---

Blog svatebního fotografa » Úvahy svatebním fotografům
18. 1. 2020, aktualizace 17. 3. 2023
Autor: Svatební fotograf Petr Doležal