Jak fotograf řeší platby, rezervace a zálohy

V poslední době se mě hned několik různých začínajících fotografů ptalo, jak a jestli by měli řešit s klienty rezervační zálohy a jak by měla bezpečně probíhat platba za hotovou zakázku. Napadlo mě, že tohle téma bude zajímat i další moje čtenáře, takže vám přináším článek o tom, jak platby řeším já, s čím jsem se v minulých letech setkal a na co byste si určitě měli dávat pozor.

Předně je potřeba říct, že všechny zakázky nelze házet do jednoho pytle. Já jsem svatební fotograf, takže moje zakázky jsou za vyšší ceny než třeba tradiční těhotenské focení. S tím souvisí i odlišná míra rizika, která plyne ze zrušené zakázky. Tím se snažím sdělit, že různí fotografové budou mít rozdílné potřeby, jak řešit rezervace a platby. Přesto si myslím, že tento článek (třebaže je z oboru svatebního focení) může být užitečným vodítkem pro fotografy všech oborů.

V případě svatebního focení je potřeba zvýšit pozornost u rezervací (zakázek není mnoho, a proto je každá ztracená zakázka hodně bolestivá), naopak zaplacení hotových fotografií bývá jednodušší (protože klienti svoje svatební fotky prostě chtějí dostat a nestává se, že by si usmysleli nezaplatit za ně).

Čtvrtá bonusová zásada: Nebuďme „měkcí“. Nám fotografům, tvůrcům a umělcům, je obvykle bližší kreativita a tvůrčí činnost než byznys a peníze. Fotíme, abychom v očích ostatních lidí viděli radost. Často tak zapomínáme na sebe, jsme schopní fotit i zadarmo, než abychom si měli říct o peníze. Focení je ale ve skutečnosti také práce, služba zasluhující odměnu jako každá jiná. Kdo chce ve fotografickém oboru vydržet déle než pár let, nesmí se stydět říct si o přiměřenou odměnu a nebýt jenom dobrým fotografem, ale i (a možná především) dobrým obchodníkem.

Rezervační platby a vytváření finančních rezerv

Někdo by si možná myslel, že rezervační platba je tady pro to, aby z něčeho mohl svatební fotograf žít i přes zimu. Takový účel je pro mě úsměvný, ale bohužel znám i fotografy, kteří to tak skutečně praktikují a rezervační zálohy opravdu hned utrácejí. Může přijít situace, kdy si fotograf zlomí nohu a nebude moct zakázku „vlastní vinou“ vykonat. Asi záleží, jak má postavenou smlouvu s klienty, ale pokud klienti nepřijali nějaké vyděračské podmínky, budou mít určitě zájem rezervační poplatek vrátit. A jelikož neštěstí nepřichází samo, může být těch zakázek zrušená celá řada za sebou, než se fotograf uzdraví.

Schopný podnikatel, tedy i fotograf, by měl zvládat alespoň základní finanční plánování, aby ho výše zmíněná situace nepřivedla ke hladovění.  Osobně mám rezervační platby vždy zablokované proti vlastnímu použití, a to až do doby, kdy je zakázka kompletně ukončená.

Obecně platí, že člověk by měl držet nějaké rezervy i pro případy dočasných výpadků příjmů, aby dokázal nastřádat úspory ze ziskovějších měsíců pro využití v méně ziskovém období. Jen naivní člověk se může domnívat, že žádná krize na něj nikdy nepřijde. Krize přicházejí a přežívají pak jen ti, kteří mysleli dopředu, vytvářeli si nutné rezervy a řádně hospodařili se svými prostředky.

Proč jsou rezervační platby potřebné?

Rezervační platby jsou nutné z několika důvodů:

• Rezervační platba zabraňuje nutkání lidí, aby si domluvili na stejnou akci více fotografů zároveň (aniž by o tom fotografové věděli). Proč by to lidé dělali? Třeba proto, že si neuváženě domluví jednoho fotografa, a pak najednou objeví lepší práci druhého fotografa, na prvního zapomenou, nebo se mu omluví (po tom, co mu blokovali půl roku termín).
• Může se stát, že budoucí ženich dostane na poslední chvíli doporučení na „kamaráda“ z práce, který mu nafotí svatbu za dvě piva. Taková příležitost se přece neodmítá, že :-) Jakmile to budoucí ženich zjistí, už ho nic nedrží při tom, aby půl roku blokovaného fotografa pustil k vodě.
• Rezervační záloha fotografovi potvrdí schopnost klienta zaplatit ve finále hotovou zakázku. Jednou se mi stalo, že si mě zamluvili lidé, kteří zřejmě přecenili své finanční schopnosti (nebo doufali, že se nakonec z nějakého důvodu z placení vyvlíknou). Byli jsme spolu slovem domluvení na focení, ale rezervační záloha nepřišla několik měsíců. Když mi pak psali další zájemci o stejný termín, musel jsem původním zájemcům zatelefonovat. Zjistil jsem, že nejsou schopní zaplatit ani tisíc korun. Bohužel jsem musel zapřemýšlet obchodně a upřednostnit jiné klienty. Zálohová platba v tomto případě posloužila k získání podezření: když snoubenci nedokáží po několika měsících zaplatit ani tisíc korun, jaká je pravděpodobnost toho, že po svatbě dokážou zaplatit za focení dvacet tisíc korun?
• Rezervační platba výrazně zvyšuje pravděpodobnost, že klienti to myslí s fotografováním opravdu vážně a že to není jen jejich „chvilkový“ rozmar. Pro mě osobně blokace termínu svatby neznamená blokaci pouze jednoho dne pro svatbu, ale i dalších několika dní pro přípravu fotografií (tímto efektivně zabraňuji časovým skluzům v dodávkách fotografií). Kdybych blokoval svoje termíny jen na dobré slovo lidí, znamenalo by to velké riziko, protože při zrušení zakázky bych měl najednou několik zbytečně neobsazených dní.
• Stává se, že lidé musejí rezervační platbu zrušit na poslední chvíli (úmrtí v rodině, rozchod snoubenců). Tuto situaci sice těžko někdo ovlivní, ale fotografům v tomto případě přísluší rezervační záloha jako kompenzace náhrad škody, kterou způsobila dlouhodobá blokace termínu (kdy fotograf odmítal jiné zakázky). Fotograf na poslední chvíli těžko sežene náhradu za ušlý zisk. Nepříjemný dopad se násobí tím, že svatební fotograf má pouze nevelký počet termínů, kdy se konají svatby (obvykle pátky a soboty v měsících červen až září), tím je svatební fotograf o to více zranitelný v případě ztráty zakázky.

Jak přimět klienta, aby zakázku zaplatil

Myslím si, že je férové hotové fotografie zákazníkovi nejdříve nějakým způsobem předvést, než za ně zaplatí. Vciťte se do situace klienta – taky byste chtěli získat nejdříve důvěru, že platíte za poctivě odvedenou práci.

Jakým způsobem fotografie klientovi prezentovat?

• videoprezentace – videoprezentaci využívám já. Obvykle pošlu fotografie jako slideshow ve videu, počkám na zaplacení a pak teprve posílám jednotlivé fotografie. Tak si myslím, že je důvěra vždy na obou stranách. Jelikož ale videoprezentaci využívá asi jen zlomek fotografů, nabízím další možnosti:
• náhledové fotografie – fotografie pošlete v nějaké dostatečně malé velikosti, aby sice nebyly pro klienta užitečné, ale zároveň aby uspokojivě zobrazovaly obsah (třeba 300px)
• logo ve fotografii – další často využívaným způsobem, jak fotografie „znehodnotit“ pro plné využití klientem, je vložení vodotisku, loga nebo logotypu přes celou fotografii. Pozor na to, že v dnešní době si umí fotografii kdekdo vyretušovat i od loga. A v některých situacích může zákazník preferovat použití fotografie s logem, než aby zaplatil. Proto doporučuji zkombinovat ještě s předchozím způsobem – zmenšením fotografie.
• online galerie se znemožněným stahováním – k tomuto způsobu bych se osobně vůbec neuchyloval, protože šikovný uživatel si umí poradit i se všemožnými technickými blokacemi stahování

Důvěra v zakázkách – dá se více věřit klientům nebo fotografovi?

Pokud je fotograf řádně podnikající osoba zapsaná v živnostenském rejstříku, s veřejným bydlištěm, má za sebou několikaletou historii, získal třeba i nějaké ocenění nebo aspoň recenze, je majitelem obsáhlého webu, pak je docela velká pravděpodobnost, že si fotograf nebude chtít pokazit svoji reputaci. Na druhou stranu co fotograf může vědět o klientech? Obvykle nic, co by fotografa mohlo významně přesvědčit, že nestojí proti podvodníkům. Proto jsou klienti vyzbrojení důvěrou, fotograf důvěru spíše vyvažuje zálohovými platbami. Jsem si ale vědomý, že toto téma je trochu kontroverzní, protože fotograf může být i nezodpovědný člověk bez historie. A proto…

Písemná dohoda o fotografování

Správná odpověď je samozřejmě taková, že žádná prostá důvěra není nikdy úplnou zárukou a úplně nejlepší je písemná dohoda. Ne nadarmo se říká, že co je psáno, to je dáno. Dohoda nebo smlouva by měla přesně stanovovat, co se stane, když bude fotograf nemocný, když bude chtít odjet na dovolenou, když bude potřebovat jít na pohřeb, když klienti zruší zakázku, atd.

Platba za fotografie bankovním převodem

Na závěr bych rád upozornil na jeden nešvar, který z mojí zkušenosti spousta lidí ráda dělá: pošle peníze bankovním příkazem, vytvoří screenshot nebo přepošle potvrzení z internetového bankovnictví o poslaných penězích fotografovi. Dokud ale peníze nedorazí na účet příjemce, takový „důkaz“ je prakticky bezcenný, protože podvodník může příkaz k úhradě v některých případech ještě zrušit. V poslední době se rozšiřují okamžité bankovní platby, což situaci usnadňuje. Možná můžete mít pocit, že jsem v tomto případě přehnaně úzkostlivý. Možná. Ale já tvrdím, že byznys je byznys a je lepší být dvojnásobně opatrný než potom plakat v koutě.

Moje zkušenosti z minulých let

A jaké jsem měl zatím já zážitky ohledně placení v minulých letech?

• Předně můžu napsat, že za svatební fotografie mi vždy všichni zaplatili. Je to (věřím) tak, jak jsem psal v úvodu: svatební fotky každý chce, nikdo „nezapomene“, že si je má vyzvednout.
• Čím levnější zakázky, tím více problémů přicházelo. O rizicích levných svatebních focení jsem už dříve psal.
• Na zaplacení hotové zakázky jsem čekal i několik měsíců, v jednom případě téměř rok. Vždy se jednalo o relativně levnou (tedy potenciálně rizikovou) zakázku. Pokaždé byla problémem (údajná) finanční neschopnost sehnat (dlouho dopředu dohodnuté) peníze. Jelikož jsem ale před zaplacením nedal hotové fotky z ruky, vždy to dopadlo pro mě dobře a klienti zaplatili. I na zaplacení je dobré dát nějaký termín (sepsat smlouvu), abyste nemuseli fotografie střežit v několika zálohových kopiích ještě rok po svatbě…
• I na zaplacení rezervace jsem někdy čekal hodně dlouho. Přišly mi pak poptávky na další dvě svatby ve stejný termín a já jsem s nejistotou čekal, jak dopadne zaplacení rezervace těch prvních zájemců. Proto je dobré dát zájemcům omezený čas na zaplacení rezervace (třeba 1 týden), abyste vždy věděli, na čem jste. (Nebo jim nedávat žádný časový prostor a kdo dřív prostě zaplatí, ten termín získá.)

Modelové příklady z praxe

Připravil jsem pro vás několik situací, které se můžou stát (a opravdu se mně nebo některému z kolegů přihodily). Přečtěte si je a odpovězte si na ně sami, jestli jste proti dané situaci zaštítění, případně jestli jste ochotní podstoupit riziko se ztrátou peněz. Jak byste vyřešili následující situace?

1. Zlomíte si nohu a z toho důvodu nemůžete dorazit na focení.
2. Manželka objeví skvělou neopakovatelnou nabídku na dovolenou a přemlouvá vás, abyste jeli. Problém je, že v období této dovolené máte už domluvené svatební focení.
3. Na jeden termín vám přijdou tři poptávky, musíte vybrat jen jednu z nich.
4. Klienti svatbu zruší z důvodu „vyšší moci“ (např. zákonné omezení v době koronaviru).
5. Klienti svatbu zruší z osobních důvodů (např. sešlo ze svatby, protože se snoubenci rozešli).
6. Klienti si přejí svatbu přesunout na příští rok (např. z důvodu nedávného úmrtí v rodině).
7. Máte rezervaci na malou zakázku (např. 4.000 Kč). Na stejný termín vám později přijde poptávka na větší zakázku (např. 20.000 Kč).
8. Klienti s finančními nesnázemi nedokážou hned zakázku zaplatit, měsíc za měsícem platbu odkládají.
9. Novomanželé se na svatbě pohádají, druhý den se dohodnou na rozvodu a o fotografie už nemají zájem.

Pokud jste si na všechny tyto otázky dokázali odpovědět, víte přesně, jak situace řešit a nic pro vás není problém, tak vám gratuluji.

---

Blog svatebního fotografa » Úvahy svatebním fotografům
21. 10. 2020, aktualizace 6. 11. 2020
Autor: Svatební fotograf Petr Doležal